Mitä on budjetti ja kuinka oman talouden budjetointia voi tehdä? Tämä on artikkelisarjan ”6 asiaa mitä tulee tietää oman talouden hallinnasta” toinen artikkeli. Tsekkaa artikkelisarjan muut postaukset oheisten linkkien kautta:
6 asiaa mitä tulee tietää oman talouden hallinnasta
Mistä asioista oma talous koostuu- oman talouden rakennuspalikat
Budjetti on oman talouden hallinnan ja tarkemmin, suunnittelun yksi kulmakivistä. Budjetti ja budjetointi on ylipäätään taloudessa todella tärkeä asia, oli kyse sitten yrityksestä tai yksityishenkilöstä. Budjetti asettaa raamit taloudelle. Hypätään siis suoraan aiheen pariin syvällisemmin. Tässä artikkelissa tulen vastaamaan seuraaviin kysymyksiin:
- Mikä on budjetti ja mistä se rakentuu?
- Kuinka budjetointia tehdään?
- Minkälaisia mittareita voi olla budjetoinnissa?
- Mitä työkaluja budjetointiin voi ja kannattaa käyttää?
Budjetti ja sen rakennuspalikat
Budjetti on yksi taloudenpidon tärkeimmistä osa-alueista. Budjetissa on yksinkertaisuudessaan kyse rahavirroista. On nk. sisääntulevia rahavirtoja, eli tuloja ja sitten ulos meneviä rahavirtoja, eli menoja/kuluja.
Tulot ovat hyvinkin yksiselitteisiä. Yksityishenkilön yleisin tulonlähde on palkka tai kulukorvaus tai muu vastaava, mitä saat tekemästäsi työstä. Tulonlähteitä voi toki olla useita ja nykyään onkin hyvinkin yleistä, että tuloja saadaan esimerkiksi sosiaalisen median käytöstä. Tulot ovat loppupeleissä se asia budjetissa, johon on vaikein vaikuttaa.
Menot ja kulut ovat taloudessa niitä asioita, joihin pystyy helpoiten omalla toiminnalla vaikuttamaan. Menot voidaan jakaa kiinteisiin ja muuttuviin menoihin. Yleisesti voidaan sanoa, että kiinteitä menoja ovat sellaiset, ns. ennalta tiedossa olevat menot, jotka eivät muutu lyhyellä aikavälillä, kuten vuokra tai auton osa-maksu tai määräaikainen nettiliittymä. Toki voit asumisen kiinteeseen kustannukseen vaikuttaa vaihtamalla vuokra-asuntoa, mutta kuten mainittu sitä ei voine laskea lyhyen aikavälin muuttuvaksi kuluksi, joten vuokra voidaan hyvin laittaa kiinteät kulut kategoriaan. Muuttuvia menoja on taas kaikki sellaiset, jotka nimensäkin mukaan ovat muuttuvia omien valintojesi mukaan, kuten bensa, elintarvikkeet, sähkö.
Budjetissa käytännössä määritellään talouden tulot ja menot. Tulot ja menot jaotellaan eri kategorioihin ja pyritään luomaan tasapaino niiden välille. Budjetoinnissa siis tulot miinus menot pitää olla minimissään 0. Budjetoinnin tavoitteena on siis se, että menot eivät ylitä tuloja.
Budjetoiminen
Kuinka sitten luodaan budjetti? Budjetin luominen omassa taloudessa on hyvinkin yksinkertaista. Et tarvitse siihen monimutkaista matematiikkaa, vaan ihan plus- ja miinuslaskuja. Käytännössä budjetin tekemisessä sinun pitää olla tietoinen omista tuloista ja menoista.
Seuraavaksi tulen kertomaan kuinka budjetoiminen kannattaa aloittaa ja miten sen tekoa voidaan jatkaa, kun pääset siinä alkuun.
Vaihe 1: tulo- ja kuluanalyysi
Kun suunnittelet oman talouden budjetointia, aloita prosessi tekemällä ensin ”tulo- ja kuluanalyysi” seuraavien ohjeiden mukaisesti.
- Aloita kirjaamalla ylös kuukausittaiset tulosi. Listaa ne ylös yksittäisinä tulonlähteinä, kuten: Palkkatulo yrityksestä X, sivupalkkatulo yrityksestä Y tai vaikkapa kirpputorimyyntitulot/muut tulot
- Seuraavaksi analysoi hieman historiaa. Voit käyttää esimerkiksi verkkopankin tiliotetta tai verkkopankissa mahdollisesti olevaa ”oma talous” palvelua. Jos et saa pankistasi tällaisia palveluita siirry suoraan kohtaan 3.
- Kirjaa ensin ylös kiinteät kulusi. Kun kohdassa 1 määritit tulosi, saat nyt laskettua, kuinka paljon sinulla jää tuloistasi rahaa, kun kiinteät kulut on maksettu. Tämä jäljelle jäävä rahamäärä pitää riittää seuraavaan palkkapäivään asti muuttuvien kulujesi kattamiseen. Nyt olet luonut hyvin karkean ensitason budjetin
- Aloita seuraavan 4 viikon ajaksi omien kulujesi ylös kirjaaminen. Kiinteät kulut on helppo kirjata ylös, kun ne pysyvät kuukausitasolla muuttumattomina, kuten kohdassa 3 jo tehtiin. Muuttuvien kulujen kohdalla joudut näkemään hieman enemmän vaivaa.
- Kategorisoi kiinteät kulut, kuten: vuokra, vesimaksu (jos kiinteä), auton osamaksu, lapsen päiväkotimaksu, laina+korko jne.
- Kategorisoi kiinteät kulut, kuten: vuokra, vesimaksu (jos kiinteä), auton osamaksu, lapsen päiväkotimaksu, laina+korko jne.
- Kategorisoi muuttuvat kulut, kuten: ruokakauppa, sähkö, bensa, vakuutukset jne.
- Seuraavan 4 viikon aikana kirjaa ylös määrittelemiisi kategorioihin kulunut raha. Mitä tarkemmalla tasolla teet kirjauksen, sitä arvokkaampaa tietoa saadaan siitä mistä kulusi muodostuvat ja sitä helpommin sieltä voidaan mahdollisesti löytää jotain leikattavaa. Suosittelen tekemään tämän joko a) palkasta palkkaan aikavälillä tai b) kalenteri kuukauden aikana. Tällöin pysyt helpoiten kartalla siitä, mihin tulosi riittää suhteissa menoihisi.
- Laske myös mahdolliset säästöt ja sijoitukset muuttuviin kuluihin.
- Kun 4 viikkoa on kulunut analysoi menokirjauksesi ja tee johtopäätöksiä
Tämä on siis ihan ensimmäinen vaihe, kun aloitat budjetoinnin käytännössä nollasta. Tämän analyysivaiheen jälkeen pääset keräämäsi tiedon perusteella alkuun oman budjetin tekemisessä ja saat muodostettua ensimmäisen oikean budjettisi.
Vaihe 2: Budjetin tekeminen alku analyysin perusteella
Nyt kun tiedät kulukategoriasi, ja olet analysoinut menojasi ja lisäksi tiedät paljon saat tuloja, pystyt tekemään yksinkertaisen taulukon, joka kuvastaa budjettiasi. Alla on esimerkki siitä miltä budjetti taulukko voi näyttää. Voit tehdä sen esimerkiksi Microsoft Excelillä, tai ihan manuaalisesti vaikkapa ruutuvihkoon. Oheinen esimerkki on luotu Microsoft Excelillä.
Itse tykkään tehdä budjetin Exceliin monestakin syystä. Budjetointi tiedosto koostuu kahdesta excel välilehdestä:
- Datavälilehti, jonne tiedot kuluista merkataan kategoria ja päivätasolla (semiautomaattinen, monimutkaisempi versio)
- Yhteenveto ja suunnitelma välilehti, jonne kerätään kokonaisbudjetin seuranta tilanne ja yksinkertaisessa versiossa päivitetään toteumaa manuaalisesti.
Yhteenveto ja suunnitelma välilehdelle tehdään tarkastelujakson alussa varsinainen budjetti per kulukategoria. Tämä on vain yksi esimerkki minkälaisen budjetointi taulukon voi Exceliin rakentaa. Jos haluaa, että toteuma summat tulevat automaattisesti taulukkoon, vaatii se hieman kehittyneempien Excel kaavojen hallintaa. Jos Excelin käyttö ei ole tuttua, niin voit myös laskea manuaalisesti esimerkiksi. taskulaskimella, mikä on kunkin kulukategorian tilanne kyseisellä hetkellä ja päivittää lukeman manuaalisesti yhteenveto taulukkoon ”toteuma” sarakkeeseen aina tarkastushetkellä.
alla esimerkkikuva yhteenveto välilehdestä:
Tässä on siis yksinkertainen taulukko, johon voi merkata tulo-/kululuokat ja kategoriat. Data välilehdelle voi tehdä varsinaiset päiväkirjaukset, esimerkki:
Alakategorian ylläpitäminen ei ole välttämätöntä, mutta tällä esimerkillä haluan vain näyttää, mihin sitä voi käyttää. Yhteenveto välilehden taulukossa järkevintä on pitää lukemat ”kategoria” tasolla ja alakategoriaa käyttää enemmänkin oman analyysin tekemiseen.
Tulojen osaltakin voi merkata eri kategoriat mikäli niin haluaa. Myös mahdolliset pääomatulot kuten vuokratulo tai osingot voi merkata budjettiin. Ne kuitenkin kannattaa jättää merkkaamatta ELLET käytä ks. Tuloja ihan normaalissa kuukausibudjetissasi. Itse esimerkiksi en ota vuokratuloja budjetoinnissa huomioon, koska ne ovat täysin ulkona omasta ns. arkibudjetista.
Vaihe 3: Budjetin toteuma
Edellä esitetyn taulukon avulla saa budjetin seurannasta samalla sekä hauskaa ja mielenkiintoista että sujuvaa ja helppoa. Homma menee vielä helpommaksi, jos pystyt lataamaan esimerkiksi tilitapahtuma datasi verkkopankista ja sieltä poimimaan suoraan tarkastelujaksosi kulut. Itse käytän Bank Norwegianin luottokorttia ja saan ladattua Bank Norwegianin verkkopankkisivuilta kuluraportin Exceliin. Olen rakentanut oman henkilökohtaisen budjettini sen perusteella ja seuranta päivittyy semiautomaattisesti aina kun päivitän kuluraportin Exceliin. Todella kätevää ja hauskaa!
Taulukon alimmalta riviltä pystyt tarkastamaan lopputuloksen. Siellä on lopputulos erikseen sekä budjetille että toteumalle sekä mittarina vertailu ”Budjetti vs. toteuma” rahassa (millä yksiköllä budjetin sitten teetkään) sekä ”Budjetti vs toteuma-%”. Mittareista lisää seuraavassa kappaleessa.
Budjetin mittarit
Budjetoinnissa ja itseasiassa kaikissa asioissa, joissa halutaan kehittyä tai seurata prosessin toimivuutta, tarvitaan mittareita kertomaan missä mennään. Budjetoinnissa mittareina voi käyttää esimerkiksi:
- Budjetti vs toteuma (absoluuttinen): lasketaan laskukaavalla ”Budjetti miinus toteuma”
- Jos lukema on negatiivinen à Toteuma on suurempi kuin budjetti -> jolloin olet ylittänyt asettamasi budjetin ks. kululuokalle à alijäämä
- Jos lukema on positiivinen à budjetissa on vielä käyttövaraa -> eli olet kuluttanut vähemmän kuin budjetoitu ks. kohteeseen à ylijäämä
- Budjetti vs toteuma (%): lasketaan laskukaavalla ”Budjetti vs. toteuma jaettuna Budjetilla”.
- Jos lukema on < 100 % -> Budjetista on käytetty enemmän kuin budjetoitu määrä
- Jos lukema on > 100 % -> kuvastaa kuinka paljon budjetista on prosentuaalisesti vielä jäljellä
- Muuttuvien kulujen suhde tuloihin ja sen kehitys: lasketaan laskukaavalla ”Muuttuvien kulujen summa jaettuna tulojen summalla”. Kertoo, kuinka iso osa tuloista menee muuttuviin kuluihin. Tällä pystyy hyvin mittaamaan millä tasolla muuttuvat kulusi ovat kokonaisuudessaan, ja kuinka niiden osuus vaihtelee kuukausitasolla. Tästä saa vielä informatiivisemman vertaamalla eri kulukategorioiden suhdetta tuloihin.
- Sijoitus/säästöaste à Sijoitus/säästöaste lasketaan laskukaavalla ”sijoitettu/säästetty summa jaettuna nettopalkalla”
Mittarit voi kuulostaa hirveän ”hienoilta” ja monimutkaisilta, mutta käytännössä ne ovat yksinkertaisia laskutoimituksia, jonka saa tehtyä esim. Exceliin todella helposti. Tällöin datan päivittyessä myös mittareiden lukemat päivittyvät.
Yllä mainituista mittareista, 1 ja 2 ovat käytännössä pelkän budjetoinnin näkökulmasta olennaisimmat. 3 on hyvä mittari, kun haluaa suunnitella omaa talouttaan vielä syvällisemmin. 4 mittari taas mittaa enemmänkin muita tavoitteita oman talouden osalta, mutta halusin nostaa sen tässä kohtaa esiin, koska se on hyvä pitää mukana budjetoinnin apuna, jos olet määrittänyt jonkin tavoitteen omalle sijoitus/säästöasteelle.
Budjetoinnin työkalut
Kuten edellä ollaan jo käyty läpi voi budjetointia tehdä monella eri työkalulla. Joko hyödyntämällä esimerkiksi Microsoftin Excel taulukkolaskentaa, Google sheetsiä tai ihan perinteisesti ruutuvihkoa ja lyijykynää tai vastaavasti suoraan verkkopankkien mahdollisesti tarjoamaa automaattisesta sovellusta. Itse liputan Excelin puolesta, koska:
- Sillä saa näppärästi ja pienellä vaivalla tehtyä selkeän seurannan
- Excelillä on helppo toteuttaa jälkiseurantaa, joka tuo lisää ulottuvuutta budjetointiin ja sen suunnitteluun
- Excelilä saa tehtyä mukavan näköisiä visualisointeja!
Loppukaneetti..
Tulipas tästä kattava postaus. Jos jaksoit lukea loppuun asti niin iso peukku sinulle! Palkinnoksi voin tarjota sinulle tekemäni yksinkertaisen Excel budjetointipohjan veloituksetta. Pystyt lataamaan sen alla olevasta linkistä.
Loppuun vielä kysymyksiä teille:
- Teetkö itse budjettia? Jos teet, niin mitä työkalua käytät sen tekemiseen?
- Onko Excel työkaluna sinulle tuttu?
- Näkisitkö tarpeelliseksi, että tekisin esimerkiksi videon siitä, kuinka budjetointi tapahtuu esittämälläni esimerkki taulukoilla?
Mahtavaa, jos jaksat vastata näihin kysymyksiin vielä ja kommentoi ihmeessä kommenttikenttään aiheeseen liittyen.
Tätäkin artikkelia saa jakaa sosiaalisessa mediassa!
Tavataan jälleen seuraavan postauksen parissa!
